Spółki

Spółki prawa handlowego u notariusza w Gdańsku – założenie, zmiany, sprzedaż udziałów

Duża część czynności związanych z funkcjonowaniem spółek prawa handlowego wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Dotyczy to nie tylko zawiązania spółki, ale też zmian umowy, podziału, łączenia, przekształcenia, a w przypadku spółek kapitałowych – również niektórych uchwał wspólników. Notariusz sporządza akt, weryfikuje zgodność czynności z Kodeksem spółek handlowych i umieszcza wypis w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) – co przyspiesza późniejszą rejestrację w KRS.

Założenie spółki – kiedy potrzebny notariusz, a kiedy wystarczy S24

Wybór formy zawiązania spółki ma istotne konsekwencje dla całego okresu jej funkcjonowania. W praktyce mamy dwie ścieżki:

Forma aktu notarialnego – obowiązkowa pod rygorem nieważności dla:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jeżeli wspólnicy chcą zastosować postanowienia odbiegające od wzorca S24,
• spółki akcyjnej (statut zawsze w formie aktu notarialnego),
• spółki komandytowo-akcyjnej,
• prostej spółki akcyjnej (jeśli umowa odbiega od wzorca S24),
• spółki komandytowej (jeśli zawierana poza S24).

System teleinformatyczny S24 – alternatywna ścieżka dla spółek z o.o., spółek komandytowych, spółek jawnych i prostych spółek akcyjnych, ale wyłącznie na podstawie wzorca umowy udostępnionego w systemie. Wzorzec ma sztywny kształt – nie można w nim wprowadzić niestandardowych postanowień dotyczących reprezentacji, kapitału, organów spółki czy szczególnych uprawnień wspólników.

Akt notarialny jest praktycznie niezbędny, gdy:

• wspólnicy chcą wprowadzić wkłady niepieniężne (aporty), w tym nieruchomości,
• planowane są szczególne zasady reprezentacji albo specjalne uprawnienia osobiste wspólników,
• umowa ma zawierać klauzule typowe dla większych transakcji (drag-along, tag-along, prawa pierwszeństwa),
• wspólnikiem ma być spółka kapitałowa lub osoba zagraniczna,
• przedmiotem spółki ma być działalność wymagająca koncesji lub zezwoleń.

Po sporządzeniu aktu notarialnego notariusz umieszcza wypis w CREWAN – wnioskodawca składa wniosek do KRS przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) i wskazuje jedynie numer dokumentu w repozytorium, bez konieczności załączania go ponownie. Sąd rejestrowy rozpoznaje wniosek w terminie 7 dni (w przypadku S24 – 1 dnia roboczego).

Zmiana umowy spółki

Każda zmiana umowy spółki kapitałowej (z o.o., akcyjnej, komandytowo-akcyjnej, prostej spółki akcyjnej) wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Dotyczy to także protokołów zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń, jeżeli ich przedmiotem jest zmiana umowy lub statutu.

W praktyce notariusz sporządza akt notarialny zawierający:

• zmianę nazwy lub siedziby spółki,
• zmianę przedmiotu działalności (kody PKD),
• podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego,
• zmiany w zakresie reprezentacji, składu organów, kadencji,
• wprowadzenie albo zniesienie uprzywilejowania udziałów lub akcji,
• inne modyfikacje wymagające zachowania formy aktu notarialnego.

Ważna uwaga praktyczna: spółka, której umowa choć raz została zmieniona u notariusza (lub założona u notariusza), nie może już dokonywać zmian przez S24 – wszystkie kolejne zmiany muszą być rejestrowane przez Portal Rejestrów Sądowych. To często zaskakuje wspólników spółek założonych w S24 – wystarczy jedna wizyta u notariusza, żeby ścieżka uproszczona była już niedostępna.

Sprzedaż i przeniesienie udziałów lub akcji

Forma czynności zależy od typu spółki:

• Sprzedaż udziałów w spółce z o.o. – forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi pod rygorem nieważności (art. 180 KSH). Notariusz nie sporządza aktu notarialnego umowy sprzedaży, lecz poświadcza podpisy stron pod gotowym dokumentem.
• Sprzedaż akcji w spółce akcyjnej – forma pisemna; akcje rejestrowane są przez podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy.
• Sprzedaż akcji w prostej spółce akcyjnej – forma dokumentowa wystarcza, ale w praktyce częsta jest forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi.
• Przeniesienie ogółu praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej – forma pisemna, jeśli umowa spółki to przewiduje.

Notariusz może również poświadczyć podpisy pod listą wspólników sporządzaną do KRS po każdej zmianie udziałowej.

Łączenie, podział i przekształcenie spółek

To jedne z najbardziej złożonych czynności w prawie spółek – wymagają udziału notariusza na kilku etapach.

Łączenie spółek może nastąpić przez przejęcie albo przez zawiązanie nowej spółki. Notariusz sporządza:

• protokół zgromadzenia wspólników z uchwałą o połączeniu,
• ewentualną zmianę umowy spółki przejmującej lub umowę nowej spółki powstającej w wyniku połączenia.

Podział spółki następuje przez wydzielenie, przejęcie lub zawiązanie nowych spółek. Notariusz protokołuje uchwałę o podziale i sporządza dokumenty założycielskie nowych spółek.

Przekształcenie (np. spółki cywilnej w spółkę z o.o., spółki z o.o. w prostą spółkę akcyjną) wymaga aktu notarialnego zarówno dla planu przekształcenia (gdy ustawa tego wymaga), jak i dla umowy spółki przekształconej.

W przypadku każdej z tych czynności większy projekt poprzedza opinia biegłego rewidenta (przy łączeniu i podziale spółek kapitałowych z udziałem akcjonariuszy mniejszościowych) oraz odpowiednie ogłoszenia.

Likwidacja spółki

W spółkach kapitałowych (z o.o., akcyjnej, komandytowo-akcyjnej, prostej spółce akcyjnej) uchwała o rozwiązaniu spółki musi być zawarta w protokole sporządzonym w formie aktu notarialnego. Dopiero ta uchwała otwiera okres likwidacji, w trakcie którego spółka spłaca zobowiązania, ściąga wierzytelności i upłynnia majątek.

Notariusz uczestniczy zazwyczaj na początku procesu (uchwała o rozwiązaniu) i pod jego koniec (sprawozdanie likwidacyjne, jeżeli wymaga formy aktu notarialnego). Pomiędzy tymi etapami likwidatorzy prowadzą procedurę likwidacyjną zgodnie z KSH.

Inne czynności notarialne związane ze spółkami

• Wniesienie nieruchomości jako aportu – wymaga formy aktu notarialnego (przeniesienie własności nieruchomości na spółkę) oraz wpisu nowego właściciela do księgi wieczystej.
• Pełnomocnictwa wymagające formy aktu notarialnego – np. do zawarcia w imieniu wspólnika umowy spółki w formie aktu notarialnego.
• Protokołowanie zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń – zawsze gdy KSH wymaga formy aktu notarialnego (np. zmiana umowy, podwyższenie kapitału, łączenie, podział).
• Poświadczenia podpisów pod listami wspólników, oświadczeniami członków zarządu, zgodami na powołanie.
• Umowa zbycia ogółu praw i obowiązków wspólnika w spółce osobowej.

Każdy wypis aktu notarialnego sporządzonego przez notariusza umieszczany jest w CREWAN, dzięki czemu sąd rejestrowy ma do niego dostęp przy rozpatrywaniu wniosku do KRS – bez konieczności ponownego dołączania dokumentu.

Ile kosztują czynności notarialne związane ze spółkami

Większość czynności w spółkach rozliczana jest według taksy zależnej od wartości przedmiotu czynności (zazwyczaj kapitał zakładowy lub wartość transakcji). Poniżej najczęstsze stawki:

Do taksy notarialnej dolicza się 23% VAT oraz koszt wypisów aktu (6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę).

Opłaty publicznoprawne (poza taksą notarialną):

• PCC od umowy spółki – 0,5% wartości kapitału zakładowego (przy spółkach kapitałowych); notariusz pobiera ten podatek jako płatnik,
• Opłata za wpis do KRS – 250 zł (przy zmianach) lub 500 zł (przy rejestracji nowej spółki) – składana przez wnioskodawcę w PRS,

Konkretną wycenę dla planowanej czynności podajemy po zapoznaniu się z dokumentami spółki i celem transakcji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy każdą spółkę z o.o. można założyć przez S24?

Nie. Przez S24 można zawiązać spółkę z o.o. wyłącznie na podstawie wzorca umowy dostępnego w systemie. Wzorzec nie pozwala na: wniesienie wkładów niepieniężnych (aportów), w tym nieruchomości, na uprzywilejowanie udziałów, na nietypowe zasady reprezentacji, na ograniczenia w zbywaniu udziałów wykraczające poza standardowe, na powołanie rady nadzorczej z określonymi uprawnieniami szczególnymi. Jeżeli planowana umowa ma zawierać tego typu postanowienia, konieczna jest forma aktu notarialnego. Po pierwszej wizycie u notariusza spółka traci również możliwość późniejszego korzystania z S24 do zmian.

Czy notariusz załatwi za mnie wpis do KRS?

Notariusz sporządza akt notarialny i umieszcza wypis w CREWAN. Sam wniosek do KRS składany jest przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) – elektronicznie, na konto użytkownika założone przez wnioskodawcę. Nie ma już możliwości składania wniosków do KRS w formie papierowej. Notariusz nie wnosi wniosku do KRS w imieniu klienta, ale dzięki CREWAN nie trzeba załączać aktu do wniosku – wystarczy wskazać jego numer w repozytorium. W praktyce wielu klientów korzysta z pomocy radcy prawnego lub adwokata przy samym wniosku rejestrowym.

Co się dzieje, jeśli spółka założona w S24 zostanie zmieniona u notariusza?

Z chwilą sporządzenia pierwszej zmiany umowy spółki w formie aktu notarialnego spółka traci możliwość korzystania z S24 do dalszych zmian. Wszystkie kolejne wnioski o zmianę wpisu w KRS muszą być składane przez Portal Rejestrów Sądowych. Dotyczy to zarówno zmian umowy, jak i zmian niezwiązanych z umową (np. zmiana zarządu, adresu, kodów PKD). Decyzja o pierwszej zmianie u notariusza jest więc nieodwracalna – warto rozważyć ją w szerszym kontekście planów spółki.

Czy do umowy spółki muszą się stawić wszyscy wspólnicy?

W spółkach kapitałowych standardowo tak – wszyscy wspólnicy podpisują umowę osobiście u notariusza. Możliwe jest jednak działanie przez pełnomocnika, jeżeli dysponuje on pełnomocnictwem w formie aktu notarialnego (sama umowa wymaga aktu notarialnego, więc pełnomocnictwo do jej zawarcia również). Jest to częste rozwiązanie przy wspólnikach przebywających za granicą lub przy spółkach z udziałem osób prawnych, których organy nie mogą stawić się w komplecie. Dla wspólnika będącego spółką prawa handlowego potrzebne są również aktualne odpisy z KRS lub innych rejestrów.

Obsługa spółek w kancelarii w Gdańsku

Kancelaria Notarialna Łukasz Kozon w Gdańsku-Wrzeszczu (osiedle Garnizon, ul. Leśmiana 3) prowadzi pełen zakres czynności związanych ze spółkami prawa handlowego – od zawiązania nowej spółki, przez zmiany umowy, sprzedaż udziałów, łączenie, podział i przekształcenie, po likwidację. Obsługujemy zarówno małych przedsiębiorców zakładających pierwszą spółkę, jak i podmioty prowadzące bardziej złożone transakcje korporacyjne.

Każdą sprawę poprzedza analiza przedłożonych dokumentów i ustalenie najwłaściwszej formy czynności – tak by zminimalizować koszty i uniknąć konieczności ponownego sporządzania dokumentów. Współpracujemy również z radcami prawnymi i adwokatami obsługującymi klienta przy szerszych transakcjach.

Aby umówić termin lub uzyskać wycenę dla konkretnej czynności, prosimy o kontakt – dane znajdują się w zakładce Kontakt. Pełne informacje o opłatach notarialnych dostępne są na stronie Opłaty.

Powyższy tekst ma charakter informacyjny i przedstawia uproszczony opis instytucji prawnych. W celu omówienia konkretnej sytuacji prosimy o kontakt z kancelarią.